Coronavirus : Comment assurer la continuité opérationnelle en cas de quarantaine ?

10 mars 2020 | Coronavirus

Dans des délais très rapides, l’épidémie de coronavirus pourrait forcer des entreprises, dont la vôtre, à mettre en place le travail à distance dans de nombreuses équipes alors qu’elles ne sont absolument pas préparées à cette pratique. Si certains de vos sites sont mis en quarantaine, le travail à distance sera pourtant la seule possibilité de continuer vos activités. Il convient donc de s’organiser rapidement en conséquence, tant d’un point de vue informatique qu’opérationnel. Comment ? Voici ce que nous proposons.

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Votre première priorité : le système informatique

La première difficulté sera très probablement d’ordre IT. Même si, comme la plupart des entreprises, vous avez mis en place quelques outils de base tels qu’un VPN et des serveurs Citrix pour donner accès à « un bureau à distance », ces infrastructures sont probablement dimensionnées pour une utilisation ponctuelle par une partie du personnel. Souvent, les accès sont limités aux ordinateurs portables de votre entreprise dont seule une partie des équipes dispose. Les procédures de sécurité et d’accès aux applications internes sont généralement lourdes et mal maîtrisées.

Vos équipes IT devraient donc déjà être sur le pont et s’atteler d’urgence à faciliter les accès informatiques, la communication et la collaboration à distance :

  1. Préparer immédiatement les accès informatiques pour l’ensemble du personnel ;
  2. Configurer, et tester rapidement les accès de tous, aux outils de communication à distance en ligne (Skype Entreprise, Zoom), mais aussi plus simples, comme les conférences téléphoniques ;
  3. Simplifier temporairement, vu que nous sommes en situation de force majeure, les procédures de contrôle et de sécurité facilitant l’utilisation des ordinateurs personnels ;
  4. Envisager l’usage d’outils collaboratifs en ligne complémentaires (tels que Microsoft Team, Slack, Coda, Google Sheet etc.) ou autres outils similaires qui permettent à des équipes de partager des informations à distance tout en s’assurant qu’ils ne sont pas bloqués par les firewalls ;
  5. Communiquer à chacun une procédure d’urgence, y compris sur leur email privé, avec tous ces éléments.

Votre seconde priorité : l’efficacité opérationnelle

La deuxième difficulté sera alors très certainement d’ordre opérationnel : comment l’organisation peut-elle s’adapter au changement radical qu’implique le travail à distance, et cela quasiment sans préparation ni formation ?

Les équipes sont habituées à interagir constamment avec leurs collègues, soit de manière informelle, soit lors de réunions. Du jour au lendemain, ces collaborateurs se voient contraints de travailler, souvent depuis la table de leur cuisine, avec pour tout outil un téléphone portable et un accès plus ou moins performant à l’infrastructure IT de l’organisation. Comment garder l’efficacité opérationnelle dans ces conditions ? Comment assurer que les collaborateurs prennent des initiatives adéquates et coordonnées, malgré l’éloignement physique et le tumulte résultant de la crise ?

Dans de telles situations, l’expérience montre que les procédures centralisées et bureaucratiques seront les plus vulnérables. En situation de crise, les troupes d’élite des meilleures armées sont entraînées à relâcher le fonctionnement hiérarchique habituel et à adopter une dynamique plus “agile”, donnant à chacun des marges d’initiatives beaucoup plus importantes basées sur la confiance.

Pour préserver votre efficacité opérationnelle malgré la crise et l’urgence, il est essentiel que vous évitiez de renforcer les procédures de contrôles paralysantes et au contraire que vous facilitiez l’autonomie et la prise d’initiatives des collaborateurs dans un cadre simple mais strict, qu’ils contribuent à rapidement définir. Nous détaillons ci-dessous les actions essentielles pour y arriver de façon rapide et efficace.

  1. Définir rapidement et pragmatiquement un plan de crise organisationnel en complément/supplément de ce que sont déjà certainement en train de préparer vos départements IT, RH… afin d’assurer votre efficacité opérationnelle ;
  2. Identifier les équipes clés pour assurer la continuité opérationnelle de votre organisation ;
  3. Aider chacune de ces équipes clés à préparer leur plan de crise organisationnel spécifique, en faisant un rapide bilan, équipe par équipe, de leur niveau de maturité de travail à distance et en assurant que chaque équipe clé soit capable, en fonction de son profil et de ses besoins, de faciliter des réunions à distance et de prendre rapidement des décisions portées par tous les membres de ces équipes ;
  4. Coacher à distance tous les managers qui auraient des difficultés à mettre le plan de crise en oeuvre.

Pour mettre en oeuvre rapidement ces 4 actions, il est essentiel de s’organiser équipe par équipe et de laisser chacune d’elles déterminer, à partir d’un plan de crise organisationnel standard, son mode de fonctionnement de crise en fonction de son profil et de ses besoins. En effet, une équipe très opérationnelle fonctionnera différemment d’une équipe marketing.

Un plan de crise organisationnel standard pourrait inclure les actions suivantes :

  1. Établir et partager une liste des membres de l’équipe avec leurs coordonnées professionnelles et personnelles (adresse email, numéro de téléphone personnel, etc.) afin de pouvoir les contacter en toute circonstance ;
  2. Clarifier la raison d’être (“purpose”) de l’équipe et les responsabilités essentielles qui doivent être assurées pendant la crise ;
  3. Clarifier les rôles et redevabilités de chacun dans le contexte de la crise ;
  4. Déterminer les modes opérationnels de communication. Par exemple :
    • Un conf call ou vidéo call opérationnel chaque matin, de max 30 minutes, pouvant inclure les activités suivantes :
      • Check-in : rapide prise de nouvelles de chacun (3 minutes)
      • Check-list : point très rapide sur les résultats/points clés des projets en cours et/ou processus opérationnels importants (10 minutes)
      • Priorités : annonce par chacun de ses priorités du jour (5 minutes)
      • Tensions : rapide échange sur les tensions ou problèmes identifiés et résolution de ceux-ci par un processus de décision inclusif, rapide et structuré. Si la discussion est trop longue ou n’implique pas tout le monde, les personnes concernées conviennent des modalités (quoi, qui, quand et comment) pour régler ces problèmes (10 minutes).
      • Check-out – comment chacun se sent en fin de réunion (2 minutes)
    • Des échanges dans la journée en utilisant les modes de communication qui auront été choisis par l’équipe (Microsoft Team, Slack ou WhatsApp ; Mailing liste d’équipe ; Coda ou autres outils collaboratifs pour suivre les actions en cours à distance)
    • Une fois par semaine une conf ou vidéo call de gouvernance sur un format similaire, mais avec des priorités différentes (maximum 60 minutes)
      • Check-in
      • Bilan : rapide revue de la semaine écoulée
      • Priorités stratégiques : révision et adaptation des priorités stratégiques de l’équipe pour la semaine suivante
      • Rôles & redevabilités : révision et adaptation si nécessaires des rôles et redevabilités de chacun
      • Canaux : révision et adaptation si nécessaire des modes de communications et les outils utilisés
      • Check-out

Ce plan de crise organisationnel n’est donc qu’une base de départ que chaque équipe devra adapter rapidement à ses spécificités et mettre en oeuvre. Les experts de Phusis, qui maîtrisent parfaitement tous les outils de collaboration, peuvent aider, rapidement et à distance, vos équipes clés à le faire et à les coacher pour qu’elles soient efficaces. Les prochains mois vont être difficiles pour tous. Soyons solidaires, créatifs et proactifs. C’est vital.

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1 Commentaire

  1. Jean-Marc Gollier

    Bravo! Tout cela est bien dit et fort utile. Merci

    Réponse

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