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Coronavirus et télétravail de masse : les entreprises belges sont-elles prêtes ?

13 mars 2020 | Coronavirus

Photo by Harry Cunningham on Unsplash

Par : Marine Lhomel,

En cas de mise en quarantaine, les entreprises du pays n’auront d’autres choix, pour maintenir leurs activités, que d’instaurer le travail à distance à grande échelle pour tout ou partie de leur personnel. Au-delà des enjeux opérationnels, seront-elles capables de relever les défis techniques, organisationnels et culturels imposés par le télétravail à grande échelle ?

Au sommaire de cet article :

La préparation à la gestion de crise

Toute entreprise est susceptible de traverser des périodes de crise et nombre d’entre elles affirment qu’elles s’y sont préparées. Pourtant, malgré des messages qui se veulent rassurants, la tension devient de plus en plus palpable tandis que l’ombre d’une mise en quarantaine nationale plane sur nos têtes.

  • L’anticipation – La préparation à la gestion de crise est un exercice délicat qui oscille entre anticipation et imprévisibilité. Lorsqu’on entame un plan de crise, on envisage généralement les scénarios les plus probables et on développe des actions et des infrastructures qui répondent aux besoins identifiés : c’est la partie anticipative de la gestion de crise. Dans ce contexte, chaque industrie peut faire l’exercice en fonction de son historique, de ses spécificités sectorielles et de ses contraintes (légales, techniques, réglementaires, etc.). Le risque “Seveso” en est un très bon exemple.
  • L’imprévisibilité – Pourtant, et malgré toutes les dispositions prises par l’entreprise, il y aura toujours une part d’incertitude et d’imprévisibilité. Tout professionnel de gestion de crise vous le dira : il est impossible pour une entreprise, même celle dotée des plus gros moyens, de parer à toute éventualité, de la plus insignifiante (a priori) comme des animaux malades dans un petit village de Chine à la plus extrême, comme les attentats du 11 septembre 2001.

Quand la crise mène à l’improvisation

L’épidémie de coronavirus est une parfaite illustration d’imprévisibilité de la crise. Si les entreprises ont conçu des stratégies et déployé des plans pour assurer la continuité de leurs opérations, nombre d’entre elles n’ont pas envisagé qu’elles seraient contraintes de le faire à distance, de manière isolée et indéterminée dans le temps. La mise en quarantaine bouleverse l’organisation dans ses aspects structurels, culturels et surtout, individuels : chacun devient responsable du devenir de l’organisation.

En Belgique, et partout dans le monde, différentes solutions sont proposées pour répondre aux défis posés par la mise en quarantaine. Pour toutes les organisations dont les activités ne requièrent pas de présence physique absolue, le travail à distance semble s’imposer comme la façon la plus agile de composer avec la crise.

Le travail à distance : la solution ultime ?

En temps normal, et selon une étude publiée par le SPF Transports et Mobilité en 2018, près de 17 % des travailleurs font du télétravail. La plupart, c’est-à-dire 12 %, télétravaille en moyenne 1 jour par semaine, suivie par presque 4 % qui télétravaillent 2 jours par semaine.

En cette période de crise, le recours au télétravail prendra une toute autre ampleur, passant de 1 jour à 5 jours par semaine et de 17% à plus de 80% des travailleurs. Un véritable challenge, notamment pour les entreprises internationales qui emploient des milliers de personnes.

On retrouve, à cet égard, des exemples intéressants. La Banque Centrale Européenne (basée en Allemagne) a annoncé, le 8 mars 2020, le passage au travail à distance de la totalité de ses effectifs (3.700 personnes) pendant une journée. L’objectif de la BCE était clair : tester la capacité de leurs infrastructures (IT et organisationnelles) à fonctionner à très grande échelle et sur une période indéterminée.

D’autres acteurs du secteur tentent une autre approche : le télétravail alterné. En Belgique, à partir du 16 mars 2020, Belfius lancera, pour l’ensemble de son personnel (4.000 personnes) une alternance hebdomadaire (une semaine sur deux donc) entre le travail sur site et le travail à domicile.

Les enjeux et les limites du télétravail

Pourquoi, en 2020, des entreprises peuvent-elles encore être freinées par les implications techniques d’un travail à distance de masse ? Plusieurs facteurs contribuent à cette situation :

  • Budgétaire : l’entreprise n’a pas investi à temps pour s’équiper correctement et se retrouve aujourd’hui bloquée par un manque de ressources financières immédiates pour couvrir l’ensemble des dépenses liées à l’amélioration de l’infrastructure et du parc informatique.
  • Technique : même si tous les employés de l’entreprise disposent d’un ordinateur portable pour travailler à domicile, encore faut-il qu’ils disposent d’une connexion à Internet pour utiliser les serveurs de l’organisation ou les outils collaboratifs en ligne installés pour continuer la collaboration malgré l’isolement.
  • Culturel : paradoxalement, à une époque où l’hyperconnectivité des employés atténue peu à peu la frontière entre la vie professionnelle et la vie privée, certaines entreprises sont encore très attachées à la culture du présentiel, des horaires et du travail au bureau. C’est typiquement dans ce genre d’entreprise que les dispositions nécessaires pour équiper tous les employés d’un ordinateur portable n’auront pas été prises à temps.
  • Organisationnel : “autoriser” le télétravail de manière ponctuelle n’implique pas du tout le même schéma organisationnel que l’obligation de travailler à distance tous les jours. Afin de maintenir les activités de la manière la plus efficace possible, des nouvelles procédures spécifiques doivent être rapidement mises en place. Chaque équipe doit également définir des rôles et des responsabilités très précis à tous les membres qui la compose. Des outils collaboratifs adaptés doivent être installés et leur mode d’utilisation expliqué aux employés qui seront amenés à s’en servir pour la première fois. Tout cela nécessite du temps et un certain lâcher prise sur la volonté de contrôle que les employeurs veulent exercer sur les membres du personnel.
  • Opérationnel : tout le monde ne peut pas exercer son métier depuis un ordinateur. C’est le cas pour tous les professionnels des soins de santé, les responsables de site, les techniciens de laboratoire ou encore les forces de l’ordre et les pompiers. Comment faire pour limiter l’exposition de ces équipes au virus et empêcher sa propagation ?

Phusis a préparé un plan d’action précis pour activer immédiatement la collaboration à distance dans vos équipes et vous offre une consultation gratuite de 60 minutes par vidéoconférence pour le mettre en place.

La peur obscurcit le jugement

La crise est là et, au fur et à mesure qu’elle progresse, les entreprises sentent qu’elles perdent peu à peu le contrôle de la situation. Un état de fait qui, combiné à une incertitude grandissante, plonge les instances dirigeantes des entreprises, ainsi que les membres du personnel, dans l’obscurité….

Quelle décision prendre ? Comment l’implémenter rapidement ? Combien cela va-t-il coûter si nous le faisons ? Combien cela va-t-il nous coûter si nous ne le faisons pas ? Comment nous assurer de l’efficacité et de la motivation de nos équipes malgré l’isolement individuel ? Et si tous les efforts mis en place pour faciliter le travail à domicile des employés ne servent finalement à rien ?

La confiance et la résilience : les clés pour affronter la crise ensemble

Des études sur la gestion de crise ont démontré que les entreprises qui s’en sortaient le mieux étaient celles qui font le plus preuve de résilience et de confiance.

Dans son plan global de sécurité et de prévention, la Région de Bruxelles-Capitale se base sur le concept de résilience comme principe fondamental pour affronter une crise tout en préservant une société ouverte, inclusive et enrichie par sa diversité. La résilience fait appel à la capacité collective et individuelle à exploiter et à consolider toutes les ressources disponibles (psychologiques, matérielles, financières, politiques, humaines, sociales, etc.) pour prendre les bonnes décisions, tenir bon et à surmonter les difficultés sans remettre en cause le potentiel de développement à long terme.

Pour cultiver la résilience au sein des entreprises, ces dernières doivent être capables de lâcher prise, de ne pas céder à la panique, mais surtout, de faire confiance à chacune des personnes qui font vivre l’organisation. Pour ce faire, pas de recette miracle, mais une bonne communication et un maximum de transparence.

Tout le monde est concerné par cette crise, tant au niveau professionnel que personnel. Tout le monde a donc le droit d’être correctement informé (et non surveillé), mais aussi capable d’être invité à contribuer, à son échelle, à définir le plan qui permettra à l’organisation de faire face (pas seulement de l’exécuter).

  • Vous avez besoin d’aide pour mettre en place un plan qui vous permettra de maintenir vos activités opérationnelles en dépit de la quarantaine ? Vous voulez impliquer vos équipes afin de préserver leur motivation et leur efficacité malgré l’isolement ? Réservez une consultation gratuite.
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