CORONAVIRUS >
Hebt u wat hulp nodig om de operaties tijdens de lockdown in stand te houden?

CORONAVIRUS > Hebt u wat hulp nodig om de operaties tijdens de lockdown in stand te houden?

COVID-19: Hoe verzekeren dat een bedrijf operationeel blijft terwijl haar personeel in quarantaine gaat?

10 maart 2020 | Coronavirus

De uitbraak van het coronavirus zou in zeer korte tijd bedrijven – waaronder het uwe – kunnen dwingen om met meerdere teams op afstand te werken terwijl ze totaal onvoorbereid zijn op deze praktijk. Als sommige van uw sites echter in quarantaine zouden worden geplaatst, zal telewerken de enige manier zijn om de continuïteit van uw bedrijf te garanderen. Het is daarom noodzakelijk om zich snel te organiseren, zowel vanuit IT als operationeel oogpunt. Hoe kan je dit doen? Ziehier wat wij voorstellen.

Download onze voorstellen in pdf-formaat

Hebt u wat hulp nodig om de operaties tijdens de lockdown in stand te houden?

Een eerste prioriteit: het ICT-systeem

De eerste uitdaging waar u mee te maken krijgt is IT. Zelfs als u, net als de meeste bedrijven, basistools zoals een VPN of Citrix-server hebt geïmplementeerd om toegang te geven tot een “remote office”, is deze infrastructuur waarschijnlijk ontworpen voor een beperkt gebruik en een beperkt deel van het personeel. Vaak is de IT-toegang beperkt tot de pc’s van het bedrijf en is deze slechts voor weinig mensen in de organisatie beschikbaar. Ook de interne procedures met betrekking tot toegang en veiligheid zijn over het algemeen ingewikkeld en niet goed beheerst.

Uw IT-afdeling zou er al mee bezig moeten zijn en zou snel voor toegang, communicatie en samenwerking op afstand moeten zorgen. Hoe? Door:

  1. Meteen IT-toegang voor het hele personeel voor te bereiden;
  2. Het opzetten – en snel testen van de toegang voor iedereen – van online tools voor werken op afstand (Skype Entreprise, Zoom, Slack), maar ook eenvoudigere tools zoals conferentiegesprekken;
  3. Het tijdelijk vergemakkelijken van de veiligheids- en controleprocedures om het gebruik van personal computers mogelijk te maken;
  4. Het gebruik van extra collaboratieve online tools te overwegen (zoals Microsoft Team, Coda, Google Sheet etc.) en soortgelijke tools die teams in staat stellen om informatie op afstand te delen, terwijl ze ervoor zorgen dat ze niet worden geblokkeerd door de firewalls van de organisatie;
  5. Het communiceren van noodprocedures aan elke werknemer, ook per e-mail naar zijn of haar persoonlijke adres, met al deze informatie.

Een tweede prioriteit: operationele efficiëntie

De tweede uitdaging waar u mee te maken krijgt zijn uw operationele activiteiten: hoe kan uw organisatie zich aanpassen aan de radicale veranderingen die het werken op afstand met zich meebrengt als ze nauwelijks voorbereid, noch getraind is.

Teams zijn gewoon om voortdurend met hun collega’s te communiceren, op een informele manier, of in fysieke ontmoetingen. Van de ene dag op de andere moeten ze thuis werken, meestal op de keukentafel, met hun smartphone en een eenvoudige IT-verbinding als belangrijkste werkinstrumenten. Hoe kan de operationele efficiëntie onder deze omstandigheden worden gehandhaafd? Hoe kunnen we ervoor zorgen dat werknemers adequate en gecoördineerde initiatieven blijven nemen, ondanks de fysieke afstand en de onrust als gevolg van de crisis?

De ervaring leert dat in dergelijke situaties gecentraliseerde en bureaucratische procedures het meest kwetsbaar zijn. Zo blijkt bijvoorbeeld dat de allerbeste militaire elitetroepen er op getraind zijn om in een crisissituatie het gebruikelijk hiërarchisch functioneren los te laten en in de plaats daarvan een wijze van werken te adopteren die hen veel ruimte geeft om zelf initiatief te nemen. Het vergt vanuit de hiërarchie een zeer groot vertrouwen in hun mensen.

Om ondanks de crisis en de noodsituatie de operationele efficiëntie te verzekeren, is het essentieel dat u de verlammende controleprocedures niet verder versterkt en dat u integendeel de autonomie en het nemen van initiatief door de werknemers vergemakkelijkt binnen een eenvoudig maar strikt kader, dat zij zelf helpen mee te definiëren.

Het tweede To Do lijstje ziet er dan ook als volgt uit:

  1. Bepaal snel en praktisch een organisatorisch crisisplan naast de acties die al door uw IT- en HR-afdelingen zijn ondernomen, om uw operationele efficiëntie te waarborgen.
  2. Identificeer de belangrijkste teams van uw organisatie die nodig zijn om de operationele activiteiten in stand te houden;
  3. Help elk team om zijn eigen deel van het organisatie crisisplan voor te bereiden, door een snel assessment van hun specifieke situatie en hun maturiteit met betrekking tot werken op afstand, om ervoor te zorgen dat elk team in staat is om, op basis van zijn profiel en behoeften, vergaderingen op afstand gemakkelijker te maken en snel beslissingen te nemen die door alle teamleden worden ondersteund.
  4. Zorg voor persoonlijke coaching op afstand voor alle managers die moeite hebben met de uitvoering van het crisisplan.

In bijlage wordt verder toegelicht hoe zo’n operationeel crisisplan er zou kunnen uitzien.

Pro-activiteit, snelheid en ervaring zijn bepalend voor een succesvolle conversie naar afstandswerken. Daarom bevelen wij aan om u te laten bijstaan door experten die hier ervaring mee hebben. Phusis kan u op verschillende vlakken helpen:

  • Duiding verschaffen aan topmanagement rond hoe operationeel om te gaan met afstandswerken (inclusief sociale partners, wettelijk kader)
  • Helpen opstellen van het “standaard” operationeel crisisplan
  • Teams begeleiden bij de eerste invulling en het verdere beheer van hun specifiek operationeel crisisplan
  • Team leads en leden coachen in hun rol
  • Teams begeleiden bij (in-)gebruik(name) van collaboratieve technologieën

Bijlage: Hoe zou zo’n standaard operationeel crisisplan er kunnen uitzien?

 

  1. Maak en deel een lijst met alle contactgegevens van de teamleden, zowel professionele als persoonlijke gegevens (e-mailadres, telefoonnummers, enz.) zodat u hen op elk moment kunt bereiken;
  2. Geef een duidelijke definitie van het doel van het team en de belangrijkste verantwoordelijkheden tijdens de crisis;
  3. Geef een duidelijke definitie van de rollen en verantwoordelijkheden van elk teamlid in de context van een crisis;
  4. Bepaal wat de modus operandi zal zijn rond communicatie. Enkele voorbeelden:
    • Elke morgen een korte conference call, maximum 30 minuten, die als volgt zou kunnen verlopen:
      • Check-in (3’): korte vaststelling van hoe elkeen zich voelt.
      • Check-list (10’): snelle update mbt de bedrijfsresultaten, de lopende projecten en/of belangrijke operationele processen.
      • Prioriteiten (5’): elkeen somt op wat haar/zijn prio’s zijn voor die dag.
      • Spanningen (10’): Snelle uitwisseling over geïdentificeerde spanningen of problemen en het oplossen hiervan door middel van een inclusief, snel en gestructureerd besluitvormingsproces. Als de discussie te lang duurt of niet iedereen erbij betrokken is, komen de betrokkenen de modaliteiten (wat, wie, wanneer en hoe) overeen mbt hoe deze kwesties moeten worden opgelost.
      • Check-out (2’): rondvraag hoe elkeen zich voelt na de meeting.
    • Overleg in de loop van de dag met behulp van de communicatiemiddelen die door het team zijn gekozen (Microsoft Team, Slack of WhatsApp; Mailinglijst van teamleden; Coda of een ander collaboratieve tool om lopende werkzaamheden op afstand te monitoren).
    • Plan een keer per week een governance conf of videogesprek in, met een vergelijkbaar formaat, maar met andere prioriteiten (max. 60 minuten).
      • Check-in
      • Balans: overzicht van wat er gebeurt is de afgelopen week
      • Strategische prioriteiten: herziening en aanpassing van de strategische prioriteiten van het team voor de komende week
      • Rollen en verantwoordelijkheden: herziening en aanpassing van de taken en verantwoordelijkheden van elk teamlid (indien nodig)
      • Communicatie: herziening en aanpassing van de communicatiekanalen en -instrumenten die door het team worden gebruikt (indien nodig)
      • Check-out

Download onze voorstellen in pdf-formaat

  • Heeft u hulp nodig om een plan uit te voeren dat u in staat stelt om ondanks de quarantaine uw activiteiten in stand te houden? Wilt u uw teams betrekken om hun motivatie en efficiëntie te behouden ondanks het isolement? Boek een gratis gesprek.
  • Heeft u info nodig? Stuur ons een email!
  • Schrijf u in op onze newsletter of volg ons op LinkedIn of Facebook om onze beste artikelen over organisatietransformatie te vinden!

0 reacties

Een reactie versturen

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Logo Phusis

Interested in talking to Phusis?

Join us to receive the latest news and updates about Phusis, collective management and authentic transformation.

You have Successfully Subscribed!

Pin It on Pinterest